Comment est-il créé un bureau de représentation en Allemagne ?

Qu’est-ce qu’un établissement commercial permanent ?

Un bureau de représentation est un bureau séparé physiquement du siège social de l’entreprise qui est établi comme un centre supplémentaire et permanent de cette dernière et doit être inscrit au registre du commerce. Un bureau de représentation est admissible pour les sociétés dont le siège social est déjà inscrit au registre du commerce ou, si c’est une société étrangère, son siège social doit être inscrit au registre du commerce si la société est établie en Allemagne.

Un bureau de représentation n’est pas indépendant ; il n’est pas une entité juridique distincte de l’établissement central de la société mère. Il relève juridiquement et organisationnellement de l’établissement central de cette dernière et, à cet égard, il est soumis aux règles de ce dernier. Si l’établissement de représentation est établi par une société étrangère, sa constitution interne est régie par les statuts de cette société et par la loi étrangère applicable.

Malgré son dépendance interne à l’administration centrale, il participe indépendamment aux transactions commerciales. L’agence doit être organisée de manière à lui permettre de survivre à la disparition de l’administration centrale. Les relations juridiques de l’agence avec ses clients sont régies par le droit allemand. Le droit allemand s’applique également à la gestion juridique de l’agence en Allemagne (enregistrement au registre du commerce).

La séparation physique entre le siège social et le bureau de représentation ne signifie pas qu'ils doivent être situés dans des locaux différents location. Dans certaines conditions, il peut arriver que les deux aient leurs locaux d'affaires dans le même bâtiment.

Les caractéristiques typiques d’un bureau de représentation sont les suivantes :

• L'exécution de transactions commerciales identiques ou similaires de fait au siège social (et non seulement des transactions accessoires ou de réalisation)
• Durée spécifique (pas uniquement la gestion des transactions liées aux expositions temporaires)
• Une organisation externe similaire au siège social (généralement, mais pas nécessairement : comptabilité distincte, compte bancaire indépendant et activité commerciale indépendante localisation)
• Directeur de filiale doté de pouvoirs et de liberté d’action importants

Comment est-on constitué une succursale et quel est le but d’y inscrire son nom au registre du commerce ?

Création

La création d’une succursale s’effectue dans le cadre du processus proprement dit de sa constitution. L’inscription au registre du commerce n’a qu’un caractère déclaratif. La décision de créer une succursale doit être prise par le comité exécutif compétent du siège social.

Capital

Le statut juridique d’un bureau indépendant exige des ressources financières propres. Cependant, un capital minimum n’est pas requis. Le montant du capital n’est pas non plus enregistré au registre du commerce.

Constitution interne

Le chef du bureau de branche représente indépendamment l’établissement à l’extérieur. Cependant, le siège social est toujours l’entité juridique ou physique responsable des obligations du débiteur. En général, le responsable du bureau de branche bénéficie d’au moins le plein pouvoir d’un mandataire ou de la représentation commerciale générale, qui peut être limité à l’exploitation d’un des plusieurs bureaux de l’activité principale.

Le nom commercial d’un bureau filiale peut-il être différent du nom commercial du siège social ?

Nom commercial

Le nom commercial du succursale peut être similaire au nom commercial du siège social. Toutefois, il peut également être différent ; dans ce cas, il convient d’indiquer la référence à la succursale (par exemple ABC GmbH, succursale de Frankfurt ; XY Services, filiale d’ABC GmbH). Conformément à l’article 50, paragraphe 3 du HGB, une terminaison est requise si le pouvoir de procuration doit être limité à l’exploitation d’une succursale avec effet contre les tiers, ou si une société immatriculée identique existe déjà au lieu où la succursale est établie. Dans le nom de la succursale d’une société étrangère, le nom commercial du siège social doit être conservé dans son principe fondamental (si nécessaire dans une langue étrangère également), y compris la terminaison juridique. Si, selon la législation étrangère applicable, une terminaison juridique n’est pas requise par la direction, ou si cette terminaison juridique n’est pas connue ou incompréhensible en Allemagne, il est nécessaire de préciser cette terminaison afin d’éviter d’éventuelles erreurs. De plus, un suffixe peut être ajouté au nom de l’entreprise de la succursale (par exemple, la succursale de Francfort).

Quels détails doivent figurer dans les lettres d’affaires d’un bureau de représentation ?

Informations sur la lettre d'affaires

Le bureau de représentation doit indiquer le nom complet de l’entreprise dans les lettres commerciales. Il faut également indiquer le registre du commerce dans lequel le bureau de représentation est enregistré. De plus, il faut indiquer les autres informations obligatoires concernant le siège social requises pour la forme juridique correspondante. L’indication du siège social est également souhaitable mais n’est pas obligatoire en vertu de la loi. Les succursales nationales d’entreprises étrangères doivent indiquer certaines informations minimales dans les lettres commerciales émanant de la correspondance nationale :

• Registre du commerce dans lequel le bureau de représentation est enregistré
• Numéro d'immatriculation
• Nom commercial complet avec le suffixe de forme juridique
• Registre du commerce de l'entreprise étrangère
• Les informations requises dans les lettres d’affaires par la loi allemande pour la forme juridique correspondante, à moins que la loi étrangère n’en dispose autrement.

Les informations suivantes doivent être indiquées dans les documents commerciaux des personnes morales étrangères situées hors de l’UE ou de l’EEE : nom de l’entreprise, localisation siège social de l’entreprise, représentant légal (nom et prénom minimum prénom).

État des comptes

Les règles comptables et les exigences en matière de comptabilité relatives à la branche d’activité sont régies par le droit allemand. En cas de doute, les dispositions applicables à la forme juridique allemande la plus similaire à celle de l’entreprise étrangère seront appliquées.

Siège social dans une procédure judiciaire

Bien que le bureau de représentation ne soit pas une personne juridique indépendante, un tribunal spécialisé est ouvert en vertu de l’article 21 du Code de procédure civile (ZPO). Un particulier peut alors être convoqué sur le lieu du bureau de représentation, à condition que le litige soit un litige patrimonial et que celui-ci soit justifié dans le cadre de l’activité de la branche.

Un bureau de représentation d’une société étrangère 

C’est plutôt une branche d’activité non indépendante, dépendant dans tous les aspects du siège social, qui est également responsable de l’administration centrale.

La distinction entre une filiale et un bureau de représentation est importante car elle détermine si une inscription doit être effectuée au registre des sociétés. Cette distinction est également pertinente pour déterminer l’emplacement de l’activité commerciale proprement dite en vertu du droit fiscal allemand.

Création d’un bureau autonome

Toute société étrangère située en dehors de l’Allemagne peut créer un bureau de représentation. Surtout si l’objectif est d’ouvrir des activités commerciales en Allemagne et de maintenir des contacts avec des partenaires d’affaires, ou si un engagement à long terme en Allemagne est incertain, un bureau de représentation pourrait être la forme d’entreprise la plus appropriée.

Une branche d’activité fait partie de l’organisation de la société étrangère. La responsabilité juridique de l’agence dépend de celle de l’entité juridique de l’établissement principal.

Un succursale autonome (Zweigniederlassung) dispose d’une certaine autonomie par rapport au siège social étranger, puisqu’elle dispose d’une gestion propre, de pouvoirs exécutifs distincts, de comptes bancaires séparés et d’actifs commerciaux indépendants. Seuls les personnes physiques étrangères exerçant une activité commerciale peuvent créer une succursale autonome, sous réserve d’être enregistrées dans un registre commercial.

Le bureau autonome doit être inscrit au registre du commerce et enregistré auprès du bureau du commerce local.

La demande d’inscription au registre du commerce doit inclure des informations détaillées sur l’entreprise étrangère et doit généralement être accompagnée, entre autres, d’une traduction certifiée en allemand des statuts de l’entreprise ainsi que de son certificat d’enregistrement auprès du registre du commerce de son pays d’origine.

La demande d’enregistrement d’un bureau autonome auprès du registre du commerce doit être certifiée et soumise par un notaire.

Exigences fiscales

Si une entreprise étrangère possède un bureau de représentation en Allemagne (bureaux commerciaux, usine, etc.), ses bénéfices doivent être imposés en Allemagne. Les impôts perçus dépendent de la forme juridique de l’entreprise. Ils correspondent aux impôts que toute entreprise ayant la même forme juridique en Allemagne serait tenue de payer.

Les bénéfices de la succursale imposable en Allemagne sont soit exonérés d’impôts dans l’autre État, soit soumis à des impôts là-bas ; dans ce cas, l’impôt payé en Allemagne est déduit de l’impôt correspondant de l’autre État. Les détails sont fournis dans l’accord visant à éviter la double imposition (DBA) conclu par l’Allemagne avec l’autre État. En particulier, des impôts sur le revenu ou les sociétés, des surtaxes de solidarité, des gestion de la paie taxes, des taxes sur le commerce et des taxes sur la valeur ajoutée sont dus.