¿Cómo se establece una sucursal en Alemania?

¿Qué es un establecimiento comercial permanente?

Una sucursal es una oficina física separada del negocio principal que se establece como un centro adicional y permanente de la empresa y debe inscribirse en el registro mercantil. Una sucursal es válida para aquellas empresas cuya sede social ya está registrada en el registro mercantil o, si se trata de una empresa extranjera, su sede social debe estar registrada en el registro mercantil si la empresa está establecida en Alemania.

Una sucursal no es independiente; no es una entidad jurídica distinta de la sede principal de la empresa matriz. Legalmente y organizativamente forma parte de la sede principal de la empresa y, en este sentido, está sujeta a las normas de la sede principal. Si la sucursal es constituida por una empresa extranjera, su constitución interna se rige por los estatutos de la empresa y la legislación extranjera aplicable.

A pesar de su dependencia interna de la sede central, participa de forma independiente en las transacciones comerciales. La oficina de sucursal debe organizarse de manera que pueda sobrevivir a la desaparición de la sede central. Las relaciones jurídicas de la sucursal con sus clientes están sujetas al derecho alemán. El derecho alemán también se aplica al tratamiento jurídico de la oficina de sucursal en Alemania (registro en el registro mercantil).

La separación física entre la sede central y la sucursal no significa que estas deban estar ubicadas en lugares distintos location. En determinadas circunstancias, puede ocurrir que ambos tengan sus locales de negocios en el mismo edificio.

Las características típicas de una sucursal son:

• La ejecución de transacciones comerciales de hecho idénticas o similares en la sede (no solo transacciones auxiliares o de rendimiento)
• Duración específica (no solo la gestión de las transacciones relacionadas con las exposiciones temporales)
• Una organización externa similar a la sede central (normalmente, pero no necesariamente: contabilidad independiente, cuenta bancaria independiente y negocio independiente ubicación)
• Director de sucursal con facultades y libertad de acción importantes

¿Cómo se crea una sucursal y qué propósito tiene inscribirla en el registro mercantil?

Fundación

La creación de una sucursal se produce a través del propio proceso de su constitución. La inscripción en el registro mercantil tiene únicamente la finalidad declarativa. La decisión sobre la creación de la sucursal debe ser adoptada por el comité ejecutivo correspondiente de la sede principal.

Capital

El estatuto legal de una sucursal independiente requiere de recursos financieros propios. Sin embargo, no se requiere un capital mínimo. La cantidad de capital tampoco se registra en el registro mercantil.

Constitución interna

El jefe de la sucursal representa de forma independiente la oficina en el exterior. Sin embargo, la sede es siempre la entidad natural o jurídica responsable de las obligaciones del deudor. Normalmente, al gerente de la sucursal se le otorgará al menos la plena potestad de representación o la potestad comercial general, que puede limitarse externamente a la operación de una de las varias sucursales del negocio principal.

¿Puede que el nombre comercial de una sucursal sea diferente al nombre comercial de la sede central?

Nombre comercial

El nombre comercial de la sucursal puede ser similar al nombre comercial de la sede central. Sin embargo, también puede ser diferente, en cuyo caso se debe incluir una referencia a la sucursal (por ejemplo, ABC GmbH Frankfurt sucursal, XY Servicios, una filial de ABC GmbH). De conformidad con el artículo 50, apartado 3, del HGB, se requiere un sufijo si el poder de procuración debe limitarse a la operación de una sucursal con efecto contra terceros, o si ya existe una empresa registrada idéntica en el lugar donde se encuentra la sucursal. En el nombre de la sucursal de una empresa extranjera, el nombre comercial de la sede central debe aparecer fundamentalmente sin cambios (si es necesario en un idioma extranjero también), incluyendo el sufijo de la forma jurídica. Si, de acuerdo con la legislación extranjera aplicable, no se requiere un sufijo de la empresa, o si este sufijo de la empresa no es conocido ni comprensible en Alemania, es necesario aclarar el sufijo para evitar posibles errores. Además, se puede añadir un sufijo al nombre de la empresa de la sucursal (por ejemplo, Frankfurt Branch).

¿Qué detalles deben incluirse en las cartas comerciales de una sucursal?

Información sobre carta comercial

La sucursal debe indicar el nombre completo de la empresa en las cartas comerciales. También debe indicar el registro mercantil en el que está registrada la sucursal. Además, se deben indicar la otra información obligatoria de la sede requerida para la forma jurídica correspondiente. La indicación de la sede también es deseable pero no está obligatoria por ley. Las sucursales nacionales de empresas extranjeras deben indicar cierta información mínima en las cartas comerciales emitidas durante la correspondencia interna:

• Registro mercantil en el que está registrada la sucursal
• Número de registro
• Nombre comercial extranjero completo con sufijo de forma jurídica
• Registro comercial de la empresa extranjera
• La información requerida en las cartas comerciales por la legislación alemana en función de la forma jurídica correspondiente, salvo que la legislación extranjera disponga otra cosa.

Los siguientes detalles deben especificarse en los documentos comerciales de las entidades jurídicas extranjeras que no sean miembros de la CE o la AEA: nombre de la empresa ubicación, estado de la sede social de la empresa, representante legal (apellido con al menos un nombre).

Estados financieros

La contabilidad y los requisitos contables con respecto a la sucursal están sujetos a la legislación alemana. En caso de duda, se aplicarán las disposiciones aplicables a la forma jurídica alemana que sea más similar a la forma jurídica de la empresa extranjera.

Oficina en proceso legal

Aunque una sucursal no es una entidad jurídica independiente, se abre un tribunal especial de jurisdicción de conformidad con el artículo 21 del Código de Procedimiento Civil (ZPO). En ese caso, se puede invocar a la persona jurídica en el lugar de la sucursal, siempre que el litigio sea de carácter patrimonial y que el litigio haya sido justificado en el funcionamiento de la sucursal.

La sucursal de una empresa extranjera 

Se trata de una rama empresarial bastante independiente, que depende en todos los aspectos de la sede central, que también se encarga de la administración central.

La distinción entre una filial y una sucursal es importante ya que determina si debe inscribirse una entrada en el Registro de Sociedades. Esta distinción también es relevante para determinar el lugar de la actividad comercial en términos del derecho fiscal alemán.

Creación de una sucursal autónoma

Cualquier empresa extranjera que no tenga su sede en Alemania puede establecer una sucursal. Especialmente si se desea estar presente en Alemania con el fin de iniciar negocios y mantener contactos con socios comerciales, o si el compromiso a largo plazo en Alemania es incierto, una sucursal podría ser la forma de negocio más adecuada.

Una sucursal forma parte de la organización de la empresa extranjera. La responsabilidad legal de la sucursal depende de la responsabilidad de la entidad jurídica de la sede principal.

Una sucursal autónoma (Zweigniederlassung) tiene cierto grado de autonomía respecto de la sede central extranjera, ya que tiene su propio equipo directivo y facultades ejecutivas propias, cuentas bancarias separadas, una situación financiera separada y activos empresariales independientes. Solo las personas jurídicas extranjeras que estén registradas en un registro mercantil pueden establecer una sucursal autónoma.

La sucursal autónoma debe inscribirse en el registro mercantil y registrarse en la oficina comercial local.

La solicitud de inscripción en el registro mercantil debe incluir información detallada sobre la empresa extranjera y, en general, debe ir acompañada, entre otras cosas, de una traducción certificada en alemán de sus estatutos y del certificado de registro en el registro mercantil de su país de origen.

La solicitud de inscripción de una sucursal autónoma en el registro mercantil debe ser certificada y presentada por un notario.

Requisitos fiscales

Si una empresa extranjera tiene una sucursal en Alemania (oficina comercial, fábrica, etc.), sus beneficios deben ser gravados en Alemania. Los impuestos incurridos dependen de la forma jurídica de la empresa. Corresponden a los impuestos que una empresa con la correspondiente forma jurídica alemana tendría que pagar.

Los beneficios de la sucursal que está gravada en Alemania están exentos de impuestos en el otro Estado o están sujetos a impuestos allí; en este caso, la tasa pagada en Alemania se aplica a la correspondiente tasa del otro Estado. Los detalles se proporcionan en el Acuerdo para la Avaría de la Doble Tributación (DBA) concluido por Alemania con el otro Estado. En particular, se deben pagar impuestos sobre la renta o sobre la sociedad, la tasa de solidaridad, el gestión de nóminas impuesto sobre el comercio y el impuesto sobre el valor añadido.