Come si istituisce un ufficio filiale in Germania?

Cos'è un'attività commerciale permanente?

Un ufficio filiale è un ufficio fisicamente separato dal centro principale dell’azienda e deve essere iscritto nel registro delle imprese. Un ufficio filiale è idoneo per le società le cui sedi principali sono già registrate nel registro delle imprese oppure, nel caso di società esterne, la sede principale deve essere registrata nel registro delle imprese se la società è costituita in Germania.

Un ufficio filiale non è indipendente; non è un'entità giuridica distinta dal quartier generale della società madre. Dal punto di vista giuridico e organizzativo, fa parte del quartier generale della società e, in tal senso, è soggetto alle norme del suddetto istituto. Se l'ufficio filiale è costituito da una società estera, la sua costituzione interna è disciplinata dagli statuti della società e dalla pertinente legislazione straniera.

Nonostante la sua dipendenza interna dall’ufficio centrale, partecipa indipendentemente alle operazioni commerciali. L’ufficio filiale deve essere organizzato in modo da consentirgli di sopravvivere in caso di chiusura dell’ufficio centrale. Le relazioni giuridiche dell’ufficio filiale con i suoi clienti sono disciplinate dalla legge tedesca. La legge tedesca si applica anche alla gestione giuridica dell’ufficio filiale in Germania (registrazione nel registro delle imprese).

La separazione fisica tra l'ufficio centrale e quello di filiale non significa che questi debbano essere situati in sedi distinte location. In determinate circostanze, può accadere che entrambi abbiano i propri uffici in un unico edificio.

Le caratteristiche tipiche di un ufficio filiale sono:

• L’esecuzione di operazioni commerciali effettivamente identiche o simili presso la sede centrale (non solo operazioni accessorie o di esecuzione)
• Durata specifica (non solo la gestione delle operazioni relative alle mostre temporanee)
• Un'organizzazione esterna simile all'ufficio centrale (di solito, ma non necessariamente: contabilità separata, conto bancario indipendente e attività commerciale indipendente sede)
• Direttore di filiale con poteri e libertà di azione significativi

Come si costituisce una succursale e qual è lo scopo di iscriverla al registro delle imprese?

Fondazione

La succursale nasce con il processo di sua costituzione. L’iscrizione nel registro delle imprese ha solo scopo dichiarativo. La decisione sulla costituzione della succursale deve essere presa dal comitato esecutivo competente del capoluogo.

Capitale

Lo status giuridico di un ufficio filiale indipendente richiede risorse finanziarie proprie. Tuttavia, non è richiesto un capitale minimo. Inoltre, l’importo del capitale non è registrato nel registro delle imprese.

Costituzione interna

Il capo dell’ufficio filiale rappresenta indipendentemente l’ufficio all’esterno. Tuttavia, l’ufficio centrale è sempre l’entità giuridica o fisica responsabile delle obbligazioni del debitore. In genere, al capo dell’ufficio filiale viene conferito almeno il potere legale completo o la rappresentanza commerciale generale, che può essere limitato esternamente all’esercizio di una delle numerose filiali dell’attività principale.

È possibile che il nome commerciale di un ufficio filiale sia diverso dal nome commerciale dell’azienda madre?

Nome dell'azienda

Il nome commerciale del filiale può essere simile al nome commerciale della sede centrale. Tuttavia, può anche essere diverso, nel qual caso è necessario includere un riferimento alla filiale (ad esempio ABC GmbH Frankfurt filiale, XY Services, una società controllata di ABC GmbH). In conformità con l’articolo 50, paragrafo 3 del HGB, è necessario un suffisso se il potere di procurazione deve essere limitato all’esercizio di una filiale con effetto nei confronti di terzi, o se già esiste un’azienda registrata identica nel luogo in cui è stabilita la filiale. Nel nome della filiale di una società straniera, il nome commerciale della sede centrale deve rimanere sostanzialmente invariato (se necessario anche in una lingua straniera), includendo il suffisso della forma giuridica. Se, secondo la normativa straniera applicabile, la società non è tenuta a utilizzare un suffisso, oppure se questo suffisso non è noto o incomprensibile in Germania, è necessario chiarire il suffisso per evitare possibili errori. Inoltre, può essere aggiunto un suffisso al nome della società della filiale (ad esempio, Filiale di Francoforte).

Quali dettagli devono essere inclusi nelle lettere commerciali di un ufficio filiale?

Informazioni sulla lettera commerciale

L’ufficio di filiale deve indicare nel documento commerciale il nome completo dell’azienda. È inoltre necessario indicare il registro commerciale presso il quale l’ufficio di filiale è registrato. Inoltre, devono essere indicate le altre informazioni obbligatorie dell’azienda madre richieste per la relativa forma giuridica. L’indicazione dell’azienda madre è auspicabile ma non è obbligatoria per legge. Le filiali nazionali delle società esterne devono indicare alcune informazioni minime nei documenti commerciali emessi durante la corrispondenza interna:

• Registro delle imprese in cui è registrata la filiale
• Numero di registrazione
• Nome commerciale estero completo con suffisso della forma giuridica
• Registro delle imprese della società estera
• Le informazioni richieste nelle lettere commerciali dalla legge tedesca in relazione alla forma giuridica corretta, salvo diversamente previsto dalla legge straniera.

I seguenti dettagli devono essere indicati nei documenti aziendali delle società straniere al di fuori della CE o dello SEE: nome della società sede, stato della sede sociale della società, rappresentante legale (cognome con almeno un suffisso nome).

Bilanci finanziari

Le norme contabili e le disposizioni in materia di contabilità relative alla filiale sono disciplinate dalla legge tedesca. In caso di dubbio, si applicano le disposizioni applicabili alla forma giuridica tedesca più simile alla forma giuridica dell’impresa straniera.

Ufficio di rappresentanza in sede giudiziaria

Sebbene un ufficio di rappresentanza non sia un’entità giuridica indipendente, è istituito un tribunale speciale di giurisdizione ai sensi dell’articolo 21 del Codice di procedura civile (ZPO). In tal caso, l’interessato può essere chiamato sul luogo dell’ufficio di rappresentanza, purché il contenzioso sia di natura proprietaria e che il contenzioso sia giustificato nell’esercizio dell’attività del rappresentante.

Ufficio di rappresentanza di un'azienda straniera 

Si tratta piuttosto di un ramo aziendale non indipendente, che dipende in tutti gli aspetti dalla sede centrale, che è anche responsabile dell'amministrazione centrale.

La distinzione tra una succursale e un ufficio filiale è importante poiché determina se è necessario iscrivere l’entrata nel registro delle imprese. La distinzione è anche rilevante per determinare il luogo in cui si svolge effettivamente l’attività commerciale ai fini del diritto fiscale tedesco.

Creazione di un ufficio autonomo

Qualsiasi società straniera al di fuori della Germania può costituire un ufficio di filiale. Soprattutto se si desidera una presenza in Germania allo scopo di avviare attività imprenditoriali e mantenere contatti con partner commerciali, oppure se un impegno a lungo termine in Germania è incerto, un ufficio di filiale potrebbe essere la forma aziendale più adatta.

Una filiale è parte integrante dell’organizzazione dell’azienda estera. La responsabilità legale della filiale dipende dalla responsabilità dell’ente giuridico del capogruppo.

Un ufficio autonomo (Zweigniederlassung) ha un certo grado di autonomia rispetto alla sede centrale estera, poiché dispone di una propria gestione e di poteri esecutivi, di conti bancari separati, di bilanci separati e di attività imprenditoriali indipendenti. Solo le persone giuridiche esterne, registrate presso un registro commerciale, possono costituire un ufficio autonomo.

L'ufficio autonomo deve essere iscritto nel registro delle imprese e registrato presso l'ufficio commerciale locale.

La domanda di registrazione presso il registro delle imprese deve includere informazioni dettagliate sulla società estera e, in genere, essere corredata, tra l’altro, di una traduzione tedesca autenticata da notaio degli statuti della società nonché del certificato di registrazione presso il registro delle imprese del paese di origine.

La domanda di registrazione di un ufficio autonomo presso il registro delle imprese deve essere certificata e presentata da un notaio.

Obblighi fiscali

Se una società straniera gestisce un ufficio filiale in Germania (ufficio commerciale, stabilimento, ecc.), i suoi profitti devono essere tassati in Germania. I tributi dovuti dipendono dalla forma giuridica dell’azienda. Riguardano i tributi che una società con la corrispondente forma giuridica tedesca sarebbe tenuta a pagare.

I profitti della filiale che è tassata in Germania sono esenti da tassazione nell’altro Stato oppure soggetti a tassazione lì, nel qual caso l’imposta pagata in Germania è accreditata sull’imposta corrispondente dell’altro Stato. I dettagli sono forniti nell’Accordo per l’evitazione della doppia imposizione (DBA) concluso dalla Germania con l’altro Stato. In particolare, sono dovuti l’imposta sul reddito o l’imposta sulle società, l’onuscolo di solidarietà, l’ gestione delle paghe imposta sul commercio e l’imposta sul valore aggiunto.