Nous vous montrons ici comment gérer correctement les frais de fonctionnement en matière fiscale.
IMPORTANT : séparer les dépenses privées des dépenses opérationnelles
Les dépenses qui ne servent qu’à financer des besoins privés ne sont pas déductibles en tant que frais de fonctionnement, même si elles sont liées à votre situation économique ou sociale. Cela s’applique même si elles visent à promouvoir votre profession ou votre activité professionnelle. Si un événement professionnel ou privé revêt une importance mineure (moins de 10% dans chaque cas), cela ne doit pas être pris en compte.
Les autres dépenses mixtes doivent être décomposées en dépenses opérationnelles et frais non déductibles liés à la vie privée, à condition que leur répartition selon des caractéristiques objectives (temps, quantité, superficie, par tête) puisse être effectuée de manière simple et fiable.
La partie des dépenses qui doit être considérée comme des frais d'exploitation peut être estimée si nécessaire. Si, dans le cas des frais mixtes, il n'est pas possible de faire une distinction facile et parfaitement vérifiable entre les dépenses liées à l'activité commerciale et les dépenses privées, les frais totaux ne sont pas déductibles.
Les coûts allouables sont notamment :
- Coûts des véhicules à moteur (kilomètres parcourus) – Utilisez le journal de bord pour enregistrer les déplacements personnels ou professionnels
- Frais téléphoniques – Découvrez combien d’appels privés et professionnels figurent sur la facture
- Coûts de voyage – rapports sur les frais de voyage
Voici un aperçu des autres frais de fonctionnement que vous pouvez déduire à des fins fiscales : *
- La dépréciation (AfA), même si les coûts d’acquisition n’ont pas encore été payés (https://www.steuern.de/abschreibung-gebaeude.html)
- Honoraires d'avocat
- Contributions aux associations professionnelles
- Coûts de conseil (droit, fiscalité, affaires)
- Taxes d’exploitation (par exemple, taxe foncière, taxe sur les véhicules et taxe sur les ventes)
- Coûts de bureau (location, nettoyage, téléphone, fournitures de bureau)
- Perte due à un vol si cette perte peut être attribuée à l’activité commerciale (en particulier le vol d’argent)
- Les frais de maintenance des actifs professionnels
- Livres et revues spécialisés
- Coûts de financement (intérêts, y compris les intérêts sur le compte courant, rabais, frais de notaire pour les charges foncières) liés à l’acquisition de prêts
- Coûts de formation
- Voyages d'affaires et voyages d'information
- Des voyages d’incentive
- Coûts des véhicules à moteur, en ce qui concerne ceux causés par des activités professionnelles (y compris les frais d’accidents)
- Pension de retraite
- Coûts de personnel (y compris ceux des conjoints et des enfants)
- Commissions
- Coûts de processus
- Dommages, dans la mesure où ils sont liés à une activité opérationnelle
- Sponsorship visant à promouvoir des personnes ou des organisations dans des domaines sportifs, culturels ou similaires
- Les frais de conseil fiscal de l'entreprise (comptabilité annuelle et tenue de livres), ainsi que les frais de déplacement du conseiller fiscal, y compris les éventuelles indemnités de voyage en cas d'accident, la documentation du spécialiste fiscal
- Coûts de défense si l’infraction sous-jacente a été commise professionnellement (les amendes et les frais de justice ne sont pas déductibles)
- Conseils à des fins commerciales
- Coûts de déménagement
- Cotisations d’assurance (mais pas la perte de la pratique, l’assurance vie et les accidents du travail pour l’entrepreneur)
- Publicité Dépenses
Ces frais de fonctionnement ne sont pas déductibles ou ne le sont que dans une certaine mesure.
Les dépenses opérationnelles sont généralement entièrement déductibles. Il convient de distinguer les dépenses opérationnelles non déductibles ou déductibles à des conditions limitées.. Bien qu'ils relèvent de la catégorie des frais professionnels, leur déductibilité est limitée par les réglementations légales (en particulier les articles 4, paragraphe 5, et 12 de l'EStG). Cependant, ils ne relèvent pas des retraits privés.
Ces dépenses opérationnelles non déductibles ou déductibles uniquement dans certaines limites comprennent, par exemple :
- Dépenses liées aux cadeaux destinés à des personnes autres que les employés si les coûts d’acquisition ou de production par bénéficiaire dépassent 35 EUR au total au cours de l’année de commercialisation
- Les frais d’accueil (https://www.steuern.de/bewirtungskosten.html) dans la mesure où ils sont excessifs ou dépassent 70% des frais raisonnables d’accueil
- Coûts supplémentaires liés aux repas, dans la mesure où ils dépassent les montants forfaitaires légalement fixés pour les voyages d’affaires
- Les frais de déplacements entre domicile et lieu de travail, dans la mesure où ces frais dépassent le montant forfaitaire de la distance (voir également le véhicule de société) https://www.steuern.de/dienstwagen.html)
- Les frais d’un bureau à domicile (https://www.steuern.de/arbeitszimmer.html)
- Coûts supplémentaires dus à un double ménage pour des raisons opérationnelles (https://www.steuern.de/doppelte-haushaltsfuehrung.html)
- Des dépenses non appropriées qui affectent le mode de vie
- Les frais de représentation commerciale, tels que les véhicules automobiles particulièrement coûteux ou l’équipement des locaux commerciaux excessivement luxueux. L’interdiction de déduction s’applique à la partie des frais qui est considérée comme inappropriée selon l’opinion générale du trafic.
- Intérêt sur les impôts échangés
- Les intérêts sur la dette calculés sur la base des virements de fonds
- Amendes, amendes administratives, amendes de mise en demeure, amendes
- Des pots-de-vin et des pots-de-pièces
- Coût de l’utilisation des services de promotion spirituelle
- Impôts commerciaux (https://www.steuern.de/gewerbesteuer.html) depuis 2008
- Les dépenses liées à la promotion des objectifs politiques du gouvernement; si nécessaire, elles sont déductibles en tant que dons.
