Vi mostreremo qui come gestire correttamente le spese aziendali in termini fiscali.
IMPORTANTE: separare le spese private dalle spese operative
Le spese utilizzate esclusivamente per esigenze private non sono detraibili come spese operative, anche se sono legate alla vostra posizione economica o sociale. Ciò vale anche se sono destinate a promuovere la vostra professione o il vostro lavoro. Se un evento professionale o privato ha importanza minore (inferiore a 10% in ogni caso), non è necessario tenerlo in considerazione.
Le altre spese miste devono essere suddivise in spese operative e costi non deducibili relativi alla vita privata, purché la suddivisione in base a caratteristiche oggettive (tempo, quantità, area, per persona) possa essere effettuata in modo facile e accurato.
La parte delle spese che deve essere considerata come spese operative può essere stimata, se necessario. Se, nel caso di spese miste, non è possibile una separazione facile e perfettamente verificabile tra le attività aziendali e le attività private, i costi totali non sono detraibili.
I costi allocabili sono in particolare:
- Costi dei veicoli a motore (chilometri percorsi) – Utilizzare il registro per tracciare le percorrenze personali o professionali
- Le tariffe telefoniche – Scoprite quanto tempo durano le chiamate private e aziendali nella bolletta
- Spese di viaggio – rendicontazione delle spese di viaggio
Ecco una panoramica delle altre spese operative che potete dedurre per fini fiscali: *
- La detrazione (AfA), anche se i costi di acquisizione non sono ancora stati pagati (https://www.steuern.de/abschreibung-gebaeude.html)
- Onorari legali
- Contributi alle associazioni professionali
- Costi di consulenza (commerciale, legale, fiscale)
- Imposte operative (ad esempio imposte sul patrimonio, sul veicolo e sulle vendite)
- Costi per l'ufficio (affitto, pulizia, telefono, forniture per ufficio)
- Danni derivanti dal furto se la perdita può essere attribuita alla sfera imprenditoriale (in particolare il furto di denaro)
- Le spese di manutenzione degli asset aziendali
- Libri e riviste specialistiche
- Costi di finanziamento (interessi, compresi gli interessi sul conto corrente, sconti, spese notarili per le imposte sul terreno) per l'acquisizione di prestiti
- I costi della formazione
- Viaggi di affari e di informazione
- Viaggi incentive
- I costi dei veicoli a motore, nella misura in cui sono causati da attività professionale (inclusi i costi relativi agli incidenti)
- Versamenti pensionistici
- Costi del personale (compresi quelli per i coniugi e i figli)
- Comissioni
- Costi del processo
- Danni, nella misura in cui siano correlati a un’operazione
- Sponsorizzazione per promuovere persone o organizzazioni in ambiti sportivi, culturali o simili
- I costi legati alla consulenza fiscale per l'azienda (contabilità annuale e rendicontazione), nonché le spese di viaggio presso il consulente fiscale, comprensive dei possibili costi per incidenti durante il viaggio, la letteratura specializzata in materia fiscale
- Spese di difesa se l’offesa di base è stata causata professionalmente (le multe e le ammende non sono detraibili)
- Consigli per uso aziendale
- Spese di trasferta
- Contributi assicurativi (ma non perdita di pratiche, assicurazione sulla vita e sulle malattie professionali per l'imprenditore)
- Pubblicità spese
Queste spese operative non sono detraibili o sono detraibili solo in misura limitata
Le spese operative sono generalmente interamente detraibili. È necessario distinguere tra le spese operative che non sono detraibili o quelle che sono detraibili in misura limitata.. Sebbene rientrino nell’ambito delle spese aziendali, la loro detraibilità è limitata dalle normative giuridiche (in particolare l’articolo 4, paragrafo 5 e l’articolo 12 del EStG). Tuttavia, non rientrano nelle uscite private.
Queste spese operative non deducibili o solo parzialmente deducibili includono, ad esempio:
- Spese per regali a persone diverse dai dipendenti se i costi di acquisizione o produzione per destinatario superano complessivamente 35 EUR nell’anno di commercializzazione
- Le spese per l'ospitalità (https://www.steuern.de/bewirtungskosten.html) nella misura in cui siano inappropriate o superiori a 70% delle spese ragionevoli per l'ospitalità
- Spese aggiuntive per i pasti, nella misura in cui superano gli importi forfettari legalmente previsti per i viaggi di lavoro
- Spese per i viaggi tra casa e il luogo di lavoro, nella misura in cui le spese superino il costo unitario della distanza (vedi anche l'autovettura aziendale) https://www.steuern.de/dienstwagen.html)
- Spese per un ufficio da casa (https://www.steuern.de/arbeitszimmer.html)
- Spese aggiuntive dovute a una pulizia doppia per motivi operativi (https://www.steuern.de/doppelte-haushaltsfuehrung.html)
- Spese non appropriate che incidono sullo stile di vita
- Le spese per la rappresentanza aziendale, come ad esempio veicoli motori particolarmente costosi o attrezzature eccessivamente lussuose degli uffici aziendali. La norma di esclusione si applica alla parte delle spese che secondo la norma generale del traffico è da considerarsi inappropriata.
- Interessi su imposte evase
- I tassi di interesse sul debito basati sui prelievi dal conto corrente
- Sanzioni pecuniarie, sanzioni amministrative, sanzioni di avvertimento, sanzioni
- Trattamenti e tangenti
- Il costo dell'utilizzo dei servizi di promozione spirituale
- Imposta sul commercio (https://www.steuern.de/gewerbesteuer.html) per gli anni dal 2008
- Le spese per la promozione di finalità politiche governative; se necessario, sono detraibili come donazioni
