Comment puis-je embaucher des employés en Allemagne sans une entité juridique allemande ?

Le numéro d’impôt sur le revenu est requis pour les cotisations à la sécurité sociale.

Toute entreprise ayant des salariés en Allemagne doit disposer d'un numéro d'impôts sur le revenu.

Le numéro d’impôt sur le salaire est en fin de compte une sorte de dossier sur lequel sont enregistrés et documentés tous les cotisations sociales liées au salaire (assurance sociale, assurance maladie, impôt sur le salaire, etc.).

Qui reçoit un numéro d'impôt sur le revenu ?

Les entreprises allemandes et les représentants permanents locaux des entreprises étrangères reçoivent le numéro d’impôts sur le revenu.

En règle générale, nous recommandons aux entreprises étrangères de créer une société allemande, par exemple une GmbH.

Dans certains cas, l’entreprise étrangère ne souhaite pas cela. C’est pourquoi un employé en Allemagne est nommé représentant permanent.

Qu’est-ce qu’un Représentant permanent ?

Un représentant permanent au sens de l’article 13 du Code des impôts est une personne qui s’occupe à long terme des affaires d’une société et qui est soumis à ses instructions matérielles. En conséquence fiscale, le représentant permanent crée une personne de représentation établissement stable en Allemagne.

Le représentant permanent en Allemagne

Le représentant permanent sera présenté aux autorités allemandes afin de recevoir un numéro d’immatriculation qui est nécessaire pour le traitement des demandes gestion de la paie en Allemagne. Il peut aussi s’agir d’un employé régulier, mais celui-ci doit être conscient de son rôle supplémentaire. Nous devons également veiller à ce que le contrat de travail reflète les critères spécifiques nécessaires pour obtenir avec succès le numéro d’immatriculation.

Le représentant permanent est également un employé régulier travaillant pour votre société basée au Royaume-Uni depuis l’Allemagne.
En général, le représentant permanent occupe un poste de responsabilité et contribue donc à aider la direction du Royaume-Uni à développer ses activités en Allemagne. Cela étant dit, le représentant public devrait plutôt être un employé stratégique qui soutient la réalisation des objectifs à long terme de votre entreprise en Allemagne.

Responsabilités et tâches

En principe, en tant que représentant permanent, vous recevrez uniquement de la correspondance des bureaux. Ce poste doit être traité.

Si nous sommes mandatés en tant qu’agence de conseil, nous pouvons recevoir cette lettre directement afin de la traiter.

Si nous recevons nos ordres et que tous les paiements sont effectués dans les délais, nous n'avons aucun risque en tant que représentant permanent.

Nous assistons un grand nombre d’entreprises étrangères qui ont désigné un représentant permanent en Allemagne. En règle générale, les représentants permanents doivent remplir un mandat stratégique pour le compte d’une entreprise étrangère en Allemagne. Par exemple, le développement des activités commerciales ou la création d’une équipe propre.

Critères

Dans l’idéal, le représentant permanent devrait être quelqu’un qui relève directement de votre directeur général et qui représente également la stratégie commerciale actuelle de votre entreprise en Allemagne.
Nous disposerons toutefois d'un pouvoir de procuration ; votre conseiller pédagogique désigné pourra néanmoins recevoir des communications des autorités allemandes.
De plus, les autorités fiscales allemandes pourraient également augmenter les impôts sur les sociétés. Cela impliquerait que vous devriez à un moment donné recourir à des services de comptabilité mensuels en Allemagne.

Processus de candidature

Nous avons pris en charge les entreprises étrangères employant du personnel en Allemagne et cette approche convient mieux aux entreprises qui ne souhaitent pas créer une nouvelle entité juridique en Allemagne.

Notre recommandation

Pour développer durablement votre entreprise, nous vous recommandons d’envisager la création d’une entité juridique allemande à un moment donné. Veuillez nous contacter si vous avez d’autres questions.

Avantages et inconvénients

Avantages

Aucune entité juridique ou taxable n'est créée. Il n'y a pas besoin de tenir de comptes. Le coût initial est beaucoup moins élevé que celui d'une création d'une entité juridique.
Le salarié obtiendra un contrat de travail directement auprès de votre entreprise et pourra disposer d’un email de l’entreprise, d’une carte de visite, travailler à plein temps pour vous, sera exclu du travail chez d’autres entreprises, pourra être obligé de signer des clauses de non-concurrence, etc.

Inconvénients

L’employé ne peut signer de contrats, établir des prix, fixer des conditions de crédit, etc. sans l’approbation du siège social. Le contrat de travail devrait en refléter la situation. Si cela n’est pas fait, les autorités allemandes considéreront cela comme une succursale soumise à impôts.
Comme il n’existe aucune entité juridique établie, votre entreprise ne peut pas conclure des contrats locaux concernant une voiture de société, un téléphone portable, l’entretien, les avantages sociaux locaux et l’assurance, etc. En effet, il est préférable d’éviter d’avoir un bureau permanent si possible, car cela indiquerait que vous avez un bureau filiale. Nous pouvons toutefois vous aider à organiser ces choses afin que, par exemple, le téléphone portable reste votre propriété (important en cas de départ de l’employé).
Les autorités fiscales peuvent prétendre que cette opération est en réalité une entreprise Établissement stable et devrait être soumise à l’impôt comme une succursale. En pratique, cependant, tant que les impôts sur le revenu des salariés sont payés et que les cotisations à la sécurité sociale sont versées, cela est peu probable.
Il y a quelques formalités à remplir – que nous nous occupons. Cependant, nous aurons besoin d’un pouvoir généraliste limité et d’ création d’entreprise autres documents.

Veuillez noter : même si vous stipulez que le contrat de travail relève d’une autre juridiction, celui-ci sera toujours régi par la loi allemande et donc par les lois allemandes.

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FAQ

En général, une société étrangère doit nommer un représentant permanent (PR) en Allemagne pour embaucher des employés dans ce pays. Ce dernier doit remplir un certain nombre de critères pour pouvoir obtenir avec succès un numéro d’ gestion de la paie gestion de la paie imposition allemand. Ce numéro est nécessaire pour enregistrer l’entreprise ainsi que ses employés auprès de la sécurité sociale et pour calculer les mensualités gestion de la paie etc.

Nous recevons généralement des questions concernant les responsabilités accrues du représentant permanent. À cet égard, l’entreprise étrangère doit s’assurer que tous les critères pour le premier employé en Allemagne soient remplis. Les premiers employés remplissent généralement également un rôle stratégique, par exemple en tant que premier employé et en construisant potentiellement une équipe en Allemagne.

Veuillez noter que nous collaborons généralement très étroitement avec l’entreprise étrangère ainsi que leurs représentants permanents en Allemagne afin de s’assurer que toutes les questions soient répondues. Cela étant dit, vous pouvez toujours nous contacter en cas de questions ou d’inquiétudes.

Questions	Réponses
Quand est-il nécessaire d’avoir un numéro d’ Gestion de la paie imposition allemand et comment obtenir celui-ci ?	Votre entreprise a-t-elle déjà fait affaires gestion de la paie en Allemagne ? Dans ce cas, votre entreprise possède déjà un numéro d’ gestion de la paie imposition allemand. Autrement, nous nous occuperons de l’application de votre numéro d’ gestion de la paie imposition allemand dans le cadre de votre onboarding.
Nous possédons donc désormais toutes les données relatives à l’employeur. Nous souhaitons procéder à l’enregistrement de l’employeur étranger. Quels documents supplémentaires faut-il fournir pour commencer le processus d’enregistrement des employeurs étrangers ?	Vous nous envoyez : Une déclaration d'intention signée pour nous permettre de communiquer avec la sécurité sociale Un extrait récent du registre des entreprises ou du registre des douanes comme PDL Statuts de la société en format PDF Le contrat de travail proprement dit. Veuillez noter que le contrat de travail doit inclure des dispositions spécifiques.
Le PoA peut-il être signé numériquement ?	Oui
Doit-on certifier par acte notarié ou apostillé un extrait récent du registre des entreprises ou de l’administration des douanes ?	Non
Je comprends que vous n’avez pas besoin d’un Statut de société en format PDF ? Si c’est nécessaire, doit-il être notarié et apostillé ?	Non
Comment se déroule le processus pour enregistrer une société étrangère en tant qu’employeur de salariés en Allemagne ?	Il y a 4 étapes dans le processus : 1) la société étrangère située en dehors de l’Allemagne qui souhaite embaucher des employés en Allemagne 2) le salarié qui est sur le point d’être nommé représentant permanent de la société étrangère 3) le contrat de travail allemand sur lequel repose la relation de travail 4) Le gestion de la paie service mensuel peut commencer dès que l’entreprise étrangère aura été enregistrée en Allemagne. Veuillez noter que les points 1), 2), 3) sont liés à la législation du travail et doivent être pris en compte avant de procéder au point 4). Cela implique que nous devrions d'abord disposer d'un contrat de travail valide avant de faire enregistrer la société étrangère sous le gestion de la paie. Sur la base du contrat de travail, le salarié peut déjà commencer à travailler. Nous avons calculé un salaire approximatif qui pourra être corrigé dès que l’entreprise sera entièrement enregistrée (voir point 4).
Quand peut-on commencer l'emploi ?	L’employé peut commencer à travailler pour une entreprise étrangère depuis l’Allemagne dès la signature du contrat de travail.
Après avoir signé le contrat de travail et avoir commencé à travailler, combien de temps devrions-nous attendre pour l'enregistrement de l'entreprise ?	Le processus d’enregistrement de la société étrangère qui souhaite embaucher des employés en Allemagne peut prendre environ 4 à 8 semaines. Cela s’explique principalement par le fait que l’entreprise n’a pas de structure juridique en Allemagne et que nous avons besoin d’un représentant permanent enregistré en Allemagne.
En ce qui concerne le point 4 : 1. Je comprends que si le contrat commence le 1er du mois prochain, Consultinghouse nous proposerait déjà un gestion de la paie service mensuel pour ce premier mois ?	Oui, Consultinghouse devra fournir des services mensuels gestion de la paie ainsi que des services pour les employeurs étrangers. Veuillez noter que, comme le représentant permanent a des besoins plus importants que ceux d'un employé ordinaire, nous communiquons non seulement avec l'entreprise étrangère, mais également directement avec le représentant permanent.
Alors que l'entreprise et son représentant permanent n'ont pas encore été enregistrés en Allemagne, l'employé peut-il être rémunéré légalement pendant ces premiers mois de travail en dehors de l'Allemagne ?	Oui, Consultinghouse peut aider à calculer tout cela, toutefois, tant que l’entreprise n’a pas été enregistrée, le calcul ne sera pas exact à 100%, et il faudra donc le corriger à la suite (il y a une variation de 1 à 3% en ce qui concerne les impôts et la sécurité sociale, ce qui aura essentiellement un impact très faible sur le salaire net réel).