¿Cómo puedo contratar empleados en Alemania sin una entidad jurídica alemana?

El número de la tarjeta de ingresos es obligatorio para el pago de las cotizaciones a la seguridad social.

Cada empresa que tiene empleados en Alemania necesita un número de identificación fiscal.

El número de impuesto sobre la nómina es, en última instancia, una especie de archivo en el que se registran y documentan todas las cotizaciones sociales relacionadas con la nómina (seguro social, seguro médico, impuesto sobre la nómina, etc.).

¿Quién recibe un número de impuesto sobre la renta?

Las empresas alemanas y los representantes permanentes locales de empresas extranjeras reciben el número de impuesto sobre la renta.

Por regla general, recomendamos que las empresas extranjeras constituyan una empresa alemana, por ejemplo una GmbH.

En algunos casos, la empresa extranjera no quiere eso. Por esta razón, se nombra un empleado en Alemania como representante permanente.

¿Qué es un Representante Permanente?

Un representante permanente en el sentido del artículo 13 del AO es una persona que se encarga a largo plazo de los negocios de una empresa y está sujeto a sus instrucciones materiales. Como consecuencia fiscal, el representante permanente establece una denominada establecimiento permanente representativo en Alemania.

El representante permanente en Alemania

El representante permanente será presentado a las autoridades alemanas para que le entreguen un número de identificación fiscal que será necesario para tramitarlo gestión de nóminas en Alemania. También puede ser un empleado regular, sin embargo, el empleado debe estar consciente de su función adicional. También debemos asegurarnos de que el contrato laboral refleje los criterios específicos para solicitar con éxito el número de identificación fiscal.

El representante permanente también es un empleado habitual que trabaja para su empresa con sede en el Reino Unido desde Alemania.
Por lo general, el representante permanente tiene un rol de alto nivel y, por lo tanto, ayuda a la dirección del Reino Unido a desarrollar negocios en Alemania. No obstante, el representante de comunicación debería ser más bien un empleado estratégico que apoye el cumplimiento de los objetivos a largo plazo de su empresa en Alemania.

Tareas y responsabilidades

En principio, como representante permanente, solo recibirá correo desde las oficinas. Este puesto debe ser procesado.

Si nos encargan como despacho de consultoría, podemos recibir este correo directamente para procesarlo.

Siempre y cuando tengamos la misión encomendada y todos los pagos se transfieran a las oficinas a tiempo, no hay riesgo como representante permanente.

Nos encargamos de una gran cantidad de empresas extranjeras que han nombrado un representante permanente en Alemania. Por regla general, los representantes permanentes tienen que cumplir un mandato estratégico de una empresa extranjera en Alemania. Por ejemplo, el desarrollo de negocios o la creación de su propio equipo.

Criterios

Idealmente, el Representante Permanente debería ser alguien que reporte directamente a su director general y que también represente la estrategia comercial continua de la empresa en Alemania.
Sin embargo, tendremos un poder notarial, pero su PE asignado aún podrá recibir comunicaciones de las autoridades alemanas.
Además, las autoridades fiscales alemanas podrían aumentar las tasas de impuestos corporativos. Esto implicaría que en algún momento tendrías que contratar servicios de contabilidad mensuales en Alemania.

Proceso de solicitud

Nos hemos ocupado de las empresas extranjeras que emplean personal en Alemania y este enfoque funciona mejor para aquellas empresas que no desean constituir una nueva entidad jurídica en Alemania.

Nuestra recomendación

Para desarrollar de forma sostenible su negocio, le recomendamos que considere la posibilidad de crear su propia entidad jurídica en Alemania en algún momento. Por favor, háganoslo saber si tiene alguna pregunta adicional.

Ventajas y desventajas

Ventajas

No se crea ninguna entidad legal ni fiscal. No se necesitan cuentas para mantener. El coste inicial es mucho menor que el de crear una entidad legal.
El empleado obtendrá un contrato de trabajo directamente con su empresa y podrá tener una dirección de correo electrónico de la empresa, una tarjeta de presentación, trabajar a tiempo completo para usted, estará excluido de trabajar para otras empresas, y se le podrá pedir que firme cláusulas de no competencia, etc.

Desventajas

El empleado no puede firmar contratos, emitir precios ni establecer condiciones de crédito sin la aprobación de la sede central. El contrato laboral debería reflejar esto. Si no se hace esto, las autoridades alemanas lo considerarían una sucursal gravable.
Como no existe ninguna entidad legal establecida, su empresa no puede suscribir contratos locales para un coche de empresa, un teléfono móvil, mantenimiento, prestaciones locales ni seguros, etc. De hecho, se debe evitar tener una oficina permanente si es posible, ya que esto indicaría que tiene una sucursal. Sin embargo, podemos ayudar a organizar estas cosas para que, por ejemplo, el teléfono móvil siga siendo propiedad suya (lo cual es importante en caso de que el empleado abandone la empresa en algún momento).
Las autoridades fiscales pueden alegar que la operación es realmente una Establecimiento Permanente y debería estar sujeta a tributación como una sucursal. Pero en la práctica, siempre y cuando se paguen los impuestos sobre los ingresos de los empleados y se paguen las cotizaciones a la seguridad social, esto es poco probable.
Hay algunos trámites involucrados que nos encargamos nosotros. Sin embargo, necesitaremos una autorización limitada para poder actuar en su nombre y podríamos necesitar documentos de constitución, etc.

Por favor, tenga en cuenta que incluso si usted estipula que el contrato de trabajo se regirá por alguna otra jurisdicción, siempre quedará regido por la jurisdicción alemana y, por lo tanto, por las leyes alemanas.

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Preguntas frecuentes

En general, una empresa extranjera debe nombrar un representante permanente (PR) en Alemania para emplear trabajadores en el país. Este representante debe cumplir con ciertos requisitos para poder solicitar con éxito un número gestión de nóminas gestión de nóminas fiscal alemán. Este número es necesario para registrar la empresa y sus empleados ante la seguridad social, así como para calcular los pagos mensuales, gestión de nóminas etc.

Normalmente recibimos preguntas relacionadas con las mayores responsabilidades del representante permanente. A este respecto, la empresa extranjera debe asegurarse de que se cumplan todos los requisitos para el primer empleado en Alemania. Los primeros empleados suelen también desempeñar un papel estratégico, por ejemplo, al ser los primeros empleados y potencialmente formar un equipo en Alemania.

Tenga en cuenta que normalmente trabajamos muy estrechamente con la empresa extranjera y con sus representantes permanentes en Alemania para garantizar que todas las preguntas sean respondidas. No obstante, puede contactarnos en cualquier momento si tiene preguntas o inquietudes.

Preguntas	Respondiendo
¿Cuándo se necesita realmente el número de identificación Gestión de nóminas fiscal alemán y cómo obtenerlo?	¿Su empresa ha estado funcionando gestión de nóminas en Alemania antes? En este caso, ya tiene un número de identificación gestión de nóminas fiscal alemán. De lo contrario, nos encargaremos de la solicitud del número de gestión de nóminas impuestos alemán como parte del proceso de incorporación al equipo.
Ahora tenemos todos los datos del empleador. Queremos proceder con el registro de empleador extranjero. ¿Qué documentos adicionales necesitamos para iniciar el registro de empleador extranjero?	Usted nos enviará: Un PoA firmado para que podamos comunicarnos con la seguridad social Un extracto reciente del registro comercial/de la aduana como PDL Actas de la sociedad en formato PDF El contrato de trabajo real. Por favor, tenga en cuenta que el contrato de trabajo debe incluir características específicas.
¿Se puede firmar el PoA de forma digital?	Sí
¿Necesita un extracto reciente del registro comercial o de la aduana ser autenticado o apostillado?	No
Entiendo que no es necesario que el Estatuto de la Sociedad esté en formato PDF. Si es necesario, ¿debe estar legalizado por notario y apostillado?	No
¿Cómo se presenta el proceso para registrar una empresa extranjera como empleador de empleados en Alemania?	Hay 4 partes involucradas en el proceso: 1) La empresa extranjera que se encuentra fuera de Alemania y quiere contratar empleados en Alemania 2) el empleado que está a punto de ser nombrado representante permanente de la empresa extranjera 3) El contrato de trabajo alemán en el que se basa la relación laboral 4) El gestión de nóminas servicio mensual puede comenzar tan pronto como la empresa extranjera haya sido registrada en Alemania. Tenga en cuenta que los puntos 1), 2), 3) están relacionados con la legislación laboral y deben ser atendidos antes de proceder con el punto 4). Esto implica que primero debemos tener un contrato de trabajo válido vigente antes de registrar la empresa extranjera en gestión de nóminas. Con base en el contrato laboral, el empleado ya puede empezar a trabajar. Hemos calculado un salario aproximado que puede ser modificado tan pronto como la empresa esté completamente registrada (puntual 4).
¿Cuándo podría comenzar el empleo?	El empleado puede empezar a trabajar para una empresa extranjera desde Alemania tan pronto como se firme el contrato laboral.
Tras firmar el contrato laboral y comenzar a trabajar, ¿cuánto tiempo tendríamos que esperar para la inscripción de la empresa?	El proceso de registro de la empresa extranjera que desea contratar empleados en Alemania puede tardar aproximadamente de 4 a 8 semanas. Esto se debe principalmente a que la empresa no tiene una entidad jurídica alemana y necesitamos que un representante permanente esté registrado en Alemania.
En referencia al punto 4: 1. ¿Entiendo que si el contrato comienza el 1 de próximo mes, Consultinghouse nos ofrecería un gestión de nóminas servicio mensual ya para este primer mes?	Sí, Consultinghouse tendrá que ofrecer servicios mensuales gestión de nóminas y también para empleadores extranjeros. Por favor, tenga en cuenta que, debido a que el representante permanente tiene necesidades más altas que las de un empleado normal, estamos comunicándonos no solo con la empresa extranjera sino también directamente con el representante permanente.
A pesar de que la empresa y su representante permanente aún no están registrados en Alemania, ¿puede el empleado recibir un salario legal durante los primeros meses en los que trabajará fuera de Alemania?	Sí, Consultinghouse puede ayudar a liquidar todo, sin embargo, siempre que la empresa no haya sido registrada el cálculo no será del 100% correcto y, por lo tanto, probablemente tendrá que corregirse retrospectivamente. (Existe una pequeña variación de 1-3% en lo que respecta a los impuestos y la seguridad social, que tendrá esencialmente un impacto muy pequeño en la remuneración neta real).